7 dicas para gerenciar melhor o tempo no trabalho

Aumentar a produtividade e a concentração e trabalhar melhor deve ser o objetivo de qualquer pessoa. Aprender a organizar bem o seu tempo  e utilizar as horas disponíveis a seu favor é certamente o primeiro passo para poder trabalhar melhor, com mais eficiência e com maior satisfação.

Aqui estão 7 dicas para colocar em prática imediatamente para aumentar a produtividade e gerenciar melhor o tempo no trabalho:

Acompanhe o tempo de cada atividade

Entender como e em quais atividades o tempo no escritório é utilizado é certamente o ponto de partida para utilizá-lo de forma mais eficaz. Tente fazer isso por uma ou duas semanas. Desta forma é possível estimar quantas tarefas podem ser realizadas num determinado número de horas, planejá-las melhor e criar margens de tempo para ter a certeza de atingir os objetivos traçados .

Evite distrações e promova a concentração

Para realizar uma tarefa particularmente desafiadora ou importante, você precisa ter a concentração certa . Portanto é melhor diminuir o toque do smartphone e também da música, eliminando qualquer notificação , mesmo do PC. O objetivo é eliminar completamente qualquer fonte de distração, para evitar ter que recomeçar e, portanto, gastar mais tempo do que o esperado em determinada atividade.

Priorize seu trabalho

Para uma correta gestão do tempo no trabalho, é necessário decidir em que ordem seguir todos os diversos compromissos , dependendo do quão produtivo você é durante o dia. Na primeira parte você poderá se dedicar às tarefas mais urgentes e importantes. Lembre-se, na segunda parte, quando a atenção começar a diminuir um pouco, as tarefas antes importantes serão realizadas, mas sem prazos iminentes; depois os mais leves ou não prioritários. Isso evita situações confusas nas quais você corre o risco de perder de vista o objetivo.

Melhore a organização do seu espaço de trabalho

Um espaço ordenado e funcional é essencial para promover a produtividade, evitar distrações e gerir melhor o tempo de trabalho.
O espaço deve ser organizado de forma que o que é utilizado diariamente esteja ao seu alcance, enquanto todo o resto (documentos, cadernos, papelaria de vários tipos) esteja corretamente guardado e arrumado . Poder utilizar uma mesa operacional adequada ao tipo de trabalho, e uma parede equipada para colocar pastas e livros, são dois elementos que facilitam a gestão do tempo no escritório.

Use tecnologia

Para gestão de tempo e metas, por que não contar com soluções tecnológicas? Por exemplo , aplicativos , calendários online, agendas de endereços e lembretes para organizar compromissos e estabelecer horários para diferentes tarefas. Uma forma inteligente de gerir toda a carga de trabalho, sem ter que ter tudo na cabeça laboriosamente ou em post it que correm o risco de se perder. Existem muitas ferramentas que podem facilitar a organização e até a comunicação com mensagens instantâneas entre colegas.

• Algum conselho? Aqui estão os melhores aplicativos!
• Trello : Crie quadros onde você pode organizar seus projetos e acompanhar seu andamento.
• Todoist : checklists simples e intuitivos para marcar as tarefas a serem realizadas durante o dia.
• Temporizadores e alarmes : nada poderia ser mais simples, para administrar o tempo de trabalho e os intervalos de forma ordenada, conseguindo dedicar o tempo certo a cada tarefa.

Não se sobrecarregue

Se há atividades que se somam a muitas outras, criando problemas de gestão de tempo e processos dentro do escritório, então é preciso rever a organização e divisão de tarefas . Se necessário, você pode dizer não explicando os motivos, ou delegar a colaboradores e colegas. O importante é decidir a estratégia mais adequada para tornar o trabalho mais linear.

Verifique suas atividades

Ao final de cada dia, crie uma espécie de relatório de tudo o que foi concluído durante o horário de trabalho. Este hábito é muito útil não só para controlar eficazmente o tempo gasto em diversas tarefas, mas também para evitar a sensação frustrante de não ter realizado nada , tornando o dia seguinte ainda mais difícil.

A gestão do tempo no trabalho  pode se tornar mais simples do que você imagina, trazendo enormes benefícios tanto na esfera profissional quanto na privada. Afinal, trabalhadores estimulados e felizes são sempre um grande recurso para as empresas.